И­деи ор­га­ни­за­ции и ана­ли­за про­цес­са то­ва­ро­дви­же­ния, фор­ми­ро­ва­ния вос­тре­бо­ван­но­го ас­сор­ти­мен­та ис­поль­зу­ют в сво­ей ра­бо­те пра­к­ти­че­ски все ру­ко­во­ди­те­ли юве­ли­р­ных ма­га­зи­нов, не­за­ви­си­мо от ве­ли­чи­ны и фор­ма­та. Од­на­ко, ин­фор­ма­ти­за­ция биз­нес-­про­цес­сов тре­бу­ет су­ще­ствен­ных вло­же­ний и мо­дер­ни­за­ции.

Биз­нес-тре­нер Ме­ж­ду­на­род­но­го Биз­нес-­цен­т­ра «6 ка­рат», спе­ци­а­лист по ка­те­го­рий­но­му ме­недж­мен­ту Ека­те­ри­на Ка­за­ри­но­ва пред­став­ля­ет пять ва­ж­ных пра­вил, ко­то­рые бу­дут по­лез­ны при по­лу­че­нии чет­кой и про­з­ра­ч­ной кар­ти­ны в управ­ле­нии ас­сор­ти­мен­том юве­ли­р­ной ко­м­па­нии.

Пра­ви­ло № 1. На­де­ж­ная ар­хи­тек­ту­ра все­г­да на­чи­на­ет­ся с про­ек­та

Точ­но так же как по­строй­ка лю­бо­го до­ма, хоть да­ч­но­го до­ми­ка, хоть ба­ш­ни-­вы­со­т­ки дол­ж­ны на­чи­нать­ся с про­ек­та, так и вы­стра­и­ва­ние си­сте­мы управ­ле­ния роз­ни­ч­ным биз­не­сом сто­ит на­чи­нать с то­го же. Что­бы по­том не бы­ло обид­но, что «ле­сен­ка сли­ш­ком уз­кая и сту­пе­нь­ки кру­тые», «эх, двер­ной про­ем бы на трид­цать сан­ти­мет­ров ле­вее», «од­но­го ок­на для све­та в боль­шой ко­м­на­те не хва­та­ет», «кры­ша сли­ш­ком по­ка­тая или кру­тая» и т. д. Бы­ва­ет, что не­ко­то­рые огре­хи в про­ек­те уда­ет­ся ис­пра­вить и пе­ре­стро­ить в хо­де стро­и­тель­ства без се­рьез­ных по­терь, но ча­ще ока­зы­ва­ет­ся, что ну­ж­но сно­сить зда­ние и стро­ить за­но­во. Что, со­гла­си­тесь, за­трат­но как по вре­ме­ни, так и фи­нан­со­во. По­это­му пе­ред тем как на­пол­нять дан­ны­ми ERP-­си­сте­му и на­стра­и­вать в ней пра­ви­ла, со­з­дай­те про­ект ее ра­бо­ты. Об­су­ди­те, ка­кую ин­фор­ма­цию Вам ва­ж­но по­лу­чать для управ­лен­че­ских ре­ше­ний, для пра­виль­но­го ве­де­ния дел по бух­гал­те­рии, офор­ми­те это в тех­ни­че­ское за­да­ние и чет­ко сле­дуй­те при­ня­тым ре­ше­ни­ям.

Ва­ри­ан­ты тех во­про­сов, по ко­то­рым ва­ж­но иметь ре­ше­ние:

• Как на­ша си­сте­ма управ­ле­ния юве­ли­р­ным ас­сор­ти­мен­том и то­ва­ро­дви­же­ни­ем бу­дет об­ме­ни­вать­ся дан­ны­ми с бух­гал­тер­ской си­сте­мой уче­та и при этом со­о­т­но­сить­ся с юри­ди­че­ской струк­ту­рой ко­м­па­нии?
• Ка­кая ин­фор­ма­ция по по­став­щи­кам нам ну­ж­на? Ак­ту­аль­ные до­го­во­ры, усло­вия по ра­бо­те с да­валь­че­ским сы­рьем и т. п.?
• Ка­кую струк­ту­ру ас­сор­ти­мен­та хо­тим ви­деть? То­вар­ный клас­си­фи­ка­тор на сколь­ко уро­в­ней?
• Ка­кие дан­ные в кар­точ­ке то­ва­ра дол­ж­ны быть обя­за­тель­но? Ка­кие спра­воч­ни­ки для это­го ну­ж­ны? Кто и как бу­дет от­ве­чать за ка­че­ство их ве­де­ния?
• Бу­дем ли мы опе­ри­ро­вать кар­точ­кой ма­га­зи­на, объ­е­ди­нять в от­че­ты груп­пы ма­га­зи­нов по фор­ма­там? Или по пу­лам ме­не­д­же­ров, ве­ду­щих груп­пы ма­га­зи­нов?
• Бу­дем поль­зо­вать­ся си­сте­мой толь­ко для уче­та свер­шив­ших­ся со­бы­тий, или мы бу­дем вы­став­лять нор­ма­ти­вы как це­ле­вые по­ка­за­те­ли че­рез ИТ-­си­сте­му (план про­даж, обо­ра­чи­ва­е­мо­сть, вы­руч­ка с ква­д­рат­но­го мет­ра и т. п.) и оце­ни­вать в ди­на­ми­ке план-­факт?
• Ка­кие имен­но от­че­ты мы хо­тим по­лу­чать ре­гу­ляр­но: еже­д­нев­но, раз в не­де­лю, по ито­гам ме­ся­ца? Ка­кие сре­зы в них дол­ж­ны быть? Бу­дет ли их сни­мать ана­ли­тик, или ав­то­ма­ти­че­ски их бу­дет фор­ми­ро­вать са­ма си­сте­ма и от­прав­лять по по­чте на ад­ре­са ру­ко­во­ди­те­лей?

Ко­неч­но, это да­ле­ко не пол­ный спи­сок во­про­сов, ко­то­рый сто­ит об­су­дить. И чем боль­ше их бу­дет за­да­но на стар­те, об­су­ж­де­ны и про­ве­ре­ны най­ден­ные ре­ше­ния на со­гла­со­ван­но­сть, здра­вый смысл и «ду­ра­ка­устой­чи­во­сть», тем по­нят­нее, про­з­ра­ч­нее и на­де­ж­нее бу­дет ра­бо­та ИТ.

По­м­ним об этом, се­рьез­но от­но­си­м­ся к про­ек­ту бу­ду­щей си­сте­мы.

Пра­ви­ло № 2. Ин­фор­ма­ция не по­яв­ля­ет­ся «из ни­о­т­ку­да», но мо­жет про­пасть «в ни­ку­да».

Эту фра­зу я по­за­и­м­ство­ва­ла от од­но­го очень ува­жа­е­мо­го мною ИТ-­ди­рек­то­ра. И ес­ли вто­рая ее часть ско­рее от­но­си­т­ся к тех­ни­че­ской без­о­пас­но­сти, то пе­р­вая — чи­сто ме­не­д­жер­ская.

Как ор­га­ни­зо­вать на­пол­не­ние дан­ных в ERP-­си­сте­му? Кто и как это бу­дет де­лать?

При­мер: про­шу со­брать от­чет по про­да­жам об­ру­чаль­ных ко­лец, а ме­не­д­жер мне от­ве­ча­ет, что в кар­точ­ках то­ва­ра нет та­ко­го при­з­на­ка, по­это­му ну­ж­но вы­груз­ку сде­лать по всем коль­цам, а по­том про­ве­рять вруч­ную по ар­ти­ку­лам. Ес­ли ка­кие-то при­з­на­ки от­сут­ству­ют в кар­точ­ке то­ва­ра, то сде­лать от­чет по ним не­воз­мо­ж­но. Ка­кой вы­ход?

Тра­ди­ци­он­ный ва­ри­ант: опе­ра­то­ры вно­сят при­з­на­ки то­ва­ра вруч­ную.

Бо­лее про­дви­ну­тый: «за­ли­ва­ем» из при­ход­ных элек­трон­ных на­кла­д­ных или спе­ци­фи­ка­ций от по­став­щи­ков мо­де­ли/ ар­ти­кулы, фо­то­гра­фии из­де­лий и их ха­ра­к­те­ри­сти­ки. Ра­бо­ту опе­ра­то­ров уни­фи­ци­ру­ем — со­з­да­ем ал­го­ри­т­мы.

При­ят­но ви­деть, что се­го­д­ня на ры­н­ке про­из­во­ди­те­лей юве­ли­р­ных из­де­лий все боль­ше иг­ро­ков по­ни­ма­ет, что та­кая тех­но­ло­гия — тре­бо­ва­ние вре­ме­ни.

Мо­жем та­к­же вруч­ную или с по­мо­щью на­стро­ен­ных в си­сте­ме пра­вил управ­лять ста­ту­са­ми то­ва­ров: но­вин­ка, «за­крыт к за­ка­зу», се­зон­ный, ак­ци­он­ный и т. п. Или со­з­да­вать связ­ки ме­ж­ду кар­точ­ка­ми то­ва­ров, ко­то­рые яв­ля­ют­ся мо­де­ля­ми – ана­ло­га­ми (о­дин ди­зайн) от раз­ных про­из­во­ди­те­лей. Или то­ва­ров – ко­м­плек­тов: серь­ги и коль­цо, под­вес­ка и це­пь. Та­кие свя­зи в ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­ме да­дут воз­мо­ж­ность ана­ли­зи­ро­вать их на­ли­чие и про­да­жи. Ес­ли же эта ин­фор­ма­ция не бу­дет со­з­да­на, мы не смо­жем со­брать пол­ный струк­ту­ри­ро­ван­ный от­чет по про­да­жам или остат­кам.

Пра­ви­ло № 3. Му­сор на вхо­де = му­сор на вы­хо­де

С та­кой фор­му­ли­ро­в­кой я по­з­на­ко­ми­лась в од­ной из кру­п­ных ко­м­па­ний ко­м­па­ний. Лю­бой ме­не­д­жер пой­мет, о чем речь.
Итак, со­би­ра­ем от­чет по про­да­жам и смо­т­рим на­и­ме­но­ва­ни­я…

• Коль­цо об­ру­чаль­ное — коль­цо — Коль­цо обуч…
• Ци­т­рин — ци­р­ко­ний — фи­а­нит — Фи­а­ни­т…
• Пу­се­та — пу­са — Пу­сет­та…

От­сут­ствие пра­вил вве­де­ния ин­фор­ма­ции, частая сме­на ме­не­д­же­ров и опе­ра­то­ров, не­гра­мо­т­но­сть, ор­фо­гра­фи­че­ские оши­б­ки и т. д. В ито­ге дан­ные пре­вра­ща­ют­ся в так на­зы­ва­е­мый «му­сор». Что по­лу­ча­ем? От­че­ты, ко­то­рые не­воз­мо­ж­но со­брать, сгруп­пи­ро­вать. Смо­т­ришь на та­кую кар­ти­ну и по­ни­ма­ешь, что при­дет­ся тра­тить вре­мя на «чи­ст­ку». А вре­ме­ни, как все­г­да, нет.

По­это­му со­з­да­ем для со­труд­ни­ков чет­кие и про­стые пра­ви­ла ра­бо­ты с ин­фор­ма­ци­ей. Кон­тро­ли­ру­ем их вы­пол­не­ние. Там, где это мо­ж­но, ис­клю­ча­ем руч­ной ввод дан­ных, поль­зу­е­м­ся спра­воч­ни­ка­ми и вы­па­да­ю­щи­ми спис­ка­ми.

Ми­ни­ми­зи­ро­вать «му­сор на вхо­де» мо­ж­но та­к­же за счет ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­но­го со­з­да­ния кар­то­чек то­ва­ров по рас­ши­ф­ро­в­ке ха­ра­к­те­ри­стик из­де­лия по ар­ти­ку­лу по­став­щи­ка. Прав­да, для это­го ва­ж­но, что­бы по­став­щик та­кую ин­фор­ма­цию в свой штрих-­код из­на­чаль­но «за­шил» и ло­ги­ку со­з­да­ния ко­дов под­дер­жи­вал. То­г­да роз­ни­ца мо­жет про­пи­сать ал­го­ритм об­ра­бо­т­ки штрих ко­да, со­гла­со­ван­ный с ло­ги­кой со­з­да­ния его про­из­во­ди­те­лем.

При­ме­ры­
Струк­ту­ра ар­ти­ку­ла для коль­ца
02–41R03776-1DW
02 — тех­ни­че­ская ин­фор­ма­ция, име­ю­щая цен­ность на про­из­вод­стве, по­ка­зы­ва­ет, из ка­кой мо­дель­ной груп­пы это из­де­ли­е;
4 — 595 про­ба (а ес­ли бы бы­ло 5, то зо­ло­то бы­ло бы 750ой про­бы);
1 — цвет ме­тал­ла (1 — крас­ное зо­ло­то, 2 — бе­лое зо­ло­то, 3 — жел­тое зо­ло­то);
R — на­и­ме­но­ва­ние из­де­лия (R — коль­цо, Е — серь­ги, Р — под­вес­ка и т. п.);
03776 — уни­каль­ный код мо­де­ли (по не­му ле­г­ко най­ти мо­дель – ана­лог в дру­гом цве­те или по­до­брать ко­м­плект);
1 DW — опи­са­ние груп­пы с ка­м­нем, где 1 — раз­мер бри­л­ли­ан­та до 0,074 ка­ра­та, DW — бе­лый бри­л­ли­ан­т;

Те­перь мы зна­ем:
02–41R03776-1DW — это коль­цо в крас­ном зо­ло­те 585 про­бы, со­дер­жит бе­лый бри­л­ли­ант раз­ме­ром до 0,074 ка­ра­та.

Струк­ту­ра ар­ти­ку­ла для це­пей
Зл 585 К — 1 071 050 50 Д1-1
Зл — код ме­тал­ла (Зл — зо­ло­то, Ср — се­ре­бро, Пл — пла­ти­на);
585 — про­ба;
К — цвет (К — крас­ное, Б — бе­лое и т. д.);
1 — (1 — пол­но­вес­ная, 2 — пу­сто­те­лая);
071 — вид це­пи (071 — «Бисмарк», 036 — «Нон­на» с ал­маз­ной огран­кой и т. д.);
050 — тол­щи­на про­во­ло­ки (050 — 0,5 мм, 100 — 1 мм и т. д.);
50 — дли­на из­де­лия в см;
Д1-1 — фор­ма огран­ки це­пи (Г6 — огран­ка 6 гра­ней, Д1-1 — «Бисмарк» и т.д.).

Те­перь мы зна­ем:
Зл 585 К — 1 003 050 50 Д1-1 – это цепь в крас­ном зо­ло­те, 585 про­бы, пол­но­вес­ная, тип пле­те­ния и фор­ма огран­ки Бисмарк, тол­щи­на про­во­ло­ки 0,5 мм, дли­ной 50 см.

Бе­рем на во­ору­же­ние.
Ана­ли­зи­ру­ем пул по­став­щи­ков, про­ве­ря­ем их ра­бо­ту со штрих ко­да­ми. Се­год­ня на ры­н­ке са­мы­ми го­то­вы­ми для та­кой ра­бо­ты яв­ля­ют­ся кру­п­ные ко­м­па­нии про­из­во­ди­те­ли це­пей. Ав­то­ма­ти­зи­ру­ем со­з­да­ние кар­то­чек по штрих-ко­ду с рас­по­з­на­ва­ни­ем ха­ра­к­те­ри­стик то­ва­ра и за­пол­не­ни­ем всех по­лей в кар­точ­ке то­ва­ра. Ра­бо­та­ем на чи­сто­ту ин­фор­ма­ции.

Пра­ви­ло № 4. Ка­че­ство дан­ных в ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­ме – за­бо­та ру­ко­во­ди­те­ля.

Чем де­таль­нее и ка­че­ствен­нее на­пол­не­ние дан­ных в кар­точ­ках то­ва­ров, тем боль­ше вре­ме­ни это зай­мет у опе­ра­то­ров. А та­к­же кто-то по­тра­тит вре­мя на про­вер­ку пол­но­ты и со­о­т­вет­ствия вве­ден­ных дан­ных.

Ка­за­лось бы, оче­вид­но. И тем не ме­нее в мо­ей пра­к­ти­ке встре­ча­лись си­ту­а­ции, ко­г­да опе­ра­то­ры тра­тят вре­мя на за­не­се­ние дан­ных, а в ре­аль­но­сти от­че­та­ми с дан­ны­ми па­ра­мет­ра­ми ни­кто не поль­зу­ет­ся. И на­о­бо­рот: ко­г­да же­ла­ние по­смо­т­реть струк­ту­ру остат­ков или про­даж есть, а дан­ных в си­сте­ме нет.
Как мо­ж­но сэко­но­мить уси­лия?

• Вы­би­ра­ем толь­ко те ха­ра­к­те­ри­сти­ки, с ко­то­ры­ми бу­дем ра­бо­тать.
• Со­гла­со­вы­ва­ем элек­трон­ные за­груз­ки от клю­че­вых по­став­щи­ков.
• Соз­да­ем па­мят­ку по руч­но­му вво­ду и раз­ме­ща­ем на сте­не пе­ред то­ва­ро­ве­дом.
• Про­во­дим ре­гу­ляр­ную про­вер­ку пол­но­ты и до­сто­вер­но­сти ин­фор­ма­ции в кар­точ­ках то­ва­ров.

Пра­ви­ло № 5. Го­во­рим на од­ном язы­ке.

Речь не о рус­ском, ан­г­лий­ском или ки­тай­ском. Речь о по­ня­ти­ях, и пре­ж­де все­го — эко­но­ми­че­ских. Ме­не­д­же­ры, ру­ко­во­ди­те­ли, соб­ствен­ник биз­не­са ча­сто име­ют очень раз­ный опыт за пле­ча­ми, эко­но­ми­че­ское об­ра­зо­ва­ние, ис­то­рию ра­бо­ты в дру­гих ко­м­па­ни­ях. И по­это­му в ко­м­па­нии по­лез­но иметь пра­ви­ла для со­з­да­ния и чте­ния от­чет­но­сти. Речь идет о точ­но­сти на­з­ва­ний за­го­ло­в­ков в от­че­тах и со­о­т­вет­ствии им со­би­ра­е­мой ин­фор­ма­ции.

Ска­жем, стол­бец с на­з­ва­ни­ем «Про­да­жи» — это что? Про­да­жи по роз­ни­ч­ной це­не или в се­бе­сто­и­мо­сти, шту­ках? С уче­том ски­док (по це­не прайс-­ли­ста) или уже по­с­ле скид­ки? С НДС или без? Или «Маржа» (и­ме­ет­ся вви­ду раз­ни­ца в руб­лях ме­ж­ду роз­ни­ч­ной по фа­к­ту опла­ты и се­бе­сто­и­мо­стью)? То­г­да по­че­му ци­ф­ры в ко­лон­ке от 0 до 100? А, это % ва­ло­вой при­бы­ли в вы­руч­ке. И так да­ле­е…

По­это­му точ­но ука­зы­ва­ем за­го­ло­в­ки и на­з­ва­ния столб­цов в от­че­тах, да­же мо­жем со­з­дать свой глос­са­рий для ра­бо­ты с от­чет­но­стью.

В ка­че­стве при­ме­ра при­ве­ду опре­де­ле­ния, со­гла­со­ван­ные в од­ной юве­ли­р­ной ко­м­па­нии:

Не­смо­т­ря на то, что юве­ли­р­ная роз­ни­ца ра­бо­та­ет «в­жи­вую» с то­ва­ром, кли­ен­та­ми, по­став­щи­ка­ми, боль­шин­ство ва­ж­ных ре­ше­ний по ас­сор­ти­мен­ту и за­ку­п­кам мы при­ни­ма­ем на ос­но­ве дан­ных из ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­мы. Имен­но по­это­му чет­кость и до­сто­вер­ность дан­ных в ней так ва­ж­на.

12-13 фев­ра­ля 2018 го­да

Ав­тор­ский се­ми­нар-­пра­к­ти­кум Ека­те­ри­ны Ка­за­ри­но­вой­
«Ас­сор­ти­мен­т­ная мат­ри­ца и то­ва­ро­дви­же­ние в юве­ли­р­ной роз­ни­це»
(клю­че­вые под­хо­ды, при­ме­ры из пра­к­ти­ки, ре­ше­ние и ана­лиз за­дач)

Ос­но­в­ные те­мы:

• оп­ти­маль­ный то­вар­ный клас­си­фи­ка­тор юве­ли­р­но­го ма­га­зи­на;
• вза­и­мо­связь мер­чан­дай­зин­га то­вар­ных групп, рас­по­ло­жен­ных на ви­т­ри­не ма­га­зи­на, и струк­ту­ры клас­си­фи­ка­то­ра в ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­ме;
• се­г­мен­ти­ро­ва­ние (пор­т­рет) по­ку­па­те­лей юве­ли­р­но­го ма­га­зи­на;
• при­ме­ры по­зи­ци­о­ни­ро­ва­ния юве­ли­р­ной ко­м­па­ни­и;
• фор­ми­ро­ва­ние то­вар­но­го пор­т­фе­ля;
• то­ва­ро­дви­же­ние и то­вар­ные за­па­сы­;
• при­ме­ры от­че­тов ка­те­го­рий­но­го ме­не­д­же­ра;
• ал­го­ритм ра­бо­ты с ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­мой — ана­ли­ти­ка и от­чет­но­сть­